Wo ist eigentlich der Arbeitsvertrag dieses Mitarbeiters abgelegt? Und wo finde ich das letzte Gesprächsprotokoll? In vielen kleinen und mittleren Unternehmen liegen Personaldokumente an unterschiedlichen Stellen: teils in Papierordnern, teils als PDF auf einem Laufwerk oder in E-Mails. Das erschwert die Übersicht, bremst Abläufe und kann bei Prüfungen oder Streitfällen problematisch werden. Eine vollständige, gut strukturierte und sicher gespeicherte Personalakte ist deshalb unverzichtbar. Immer mehr Unternehmen setzen dabei auf digitale Lösungen, die mit moderner HR-Software realisiert werden.
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Was gehört in eine vollständige Personalakte?
Eine Personalakte enthält alle Informationen, die zur Begründung, Durchführung und Beendigung eines Arbeitsverhältnisses notwendig sind. Dazu gehören Verträge, Gehaltsunterlagen, Gesprächsverläufe, Nachweise über Fehlzeiten und Fortbildungen. Diese Dokumente bilden die Grundlage für Personalentscheidungen und schützen Arbeitgeber wie Arbeitnehmer rechtlich. Gleichzeitig unterliegt die Verarbeitung dieser Daten dem Datenschutzrecht. Laut DSGVO dürfen nur Daten verarbeitet werden, die einen konkreten Zweck im Arbeitsverhältnis erfüllen. Beschäftigte haben außerdem ein Recht auf Einsicht in ihre Akte was eine nachvollziehbare Struktur und geregelte Zugriffsrechte erfordert.
Typischerweise umfasst eine vollständige Akte drei Bereiche: administrative Unterlagen wie Arbeitsverträge, Steuer- und Sozialdaten oder Urlaubsübersichten; rechtlich relevante Dokumente wie Abmahnungen, Probezeitregelungen, Kündigungsfristen oder Wiedereingliederungen; sowie entwicklungsbezogene Informationen wie Schulungszertifikate, Zielvereinbarungen oder interne Bewerbungen. Was nicht hineingehört: Angaben zu Religion, ethnischer Herkunft, Gesundheitszustand oder politischer Meinung – es sei denn, es besteht eine klare rechtliche Grundlage.
Warum KMU auf digitale Personalakten umsteigen sollten
Immer mehr KMU setzen auf Software für die digitale Personalakte, um Personaldokumente zentral, sicher und DSGVO-konform zu verwalten. Über rollenbasierte Zugriffsrechte lässt sich genau steuern, wer welche Inhalte sehen oder bearbeiten darf. Die Software erinnert automatisch an fehlende Unterlagen oder anstehende Vertragsfristen, unterstützt die digitale Unterschrift und dokumentiert alle Zugriffe revisionssicher. Auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen lassen sich einfacher einhalten als bei Papierakten oder verstreuten Dateisystemen. So entsteht ein verlässliches System, das Ordnung schafft, Zeit spart und gleichzeitig rechtliche Anforderungen erfüllt – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Worauf es bei HR-Software für die digitale Aktenführung ankommt
Welche HR-Software sich eignet, hängt von der Größe und Struktur des Unternehmens ab. Für kleinere Betriebe ist entscheidend, dass die Lösung intuitiv bedienbar ist und sich ohne lange Einführung in den Alltag integrieren lässt. Idealerweise bietet sie Module für Dokumentenmanagement, Mitarbeiterzugriff (Self-Service) und Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Zeiterfassung oder Abwesenheitsmanagement. Anbieter wie Personio, Haufe Talent oder HeavenHR richten sich gezielt an Unternehmen, die eine flexible, praxisnahe Lösung für die digitale Personalakte suchen.
Digital verwalten heißt einfacher arbeiten
Eine Personalakte erfüllt ihren Zweck nur, wenn sie vollständig, aktuell und zugänglich ist. Wer sie digital verwaltet, spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch das Risiko für Fehler und Datenverluste. Gerade im KMU-Bereich entsteht damit ein verlässlicher Rahmen für die tägliche Personalarbeit – transparent, gesetzeskonform und zukunftsfähig.
