Täglich entstehen in Unternehmen zahlreiche digitale Spuren: Angebote werden per E-Mail verschickt, Rechnungen automatisch verbucht, Kundendaten gespeichert und Workflows durch Softwaresysteme gesteuert. Aber was passiert eigentlich, wenn diese Abläufe nach Jahren überprüft werden?
Unternehmen, die nachvollziehbar zeigen können, wie ihre internen Prozesse organisiert sind, sind klar im Vorteil – sowohl rechtlich als auch operativ. Die Verfahrensdokumentation bildet das Fundament dafür. Früher wurde sie oft als Formalie belächelt, heute gilt sie jedoch als zentrales Element für einen transparenten und prüfungssicheren Betrieb.
Der Hintergrund: Seit Einführung der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, ist die Dokumentation interner Abläufe nicht mehr optional. Sie wird beispielsweise explizit verlangt, wenn steuerrelevante Prozesse auf digitalem Weg erfolgen. Können hier keine Nachweise geliefert werden, wird im Ernstfall eine Schätzung durch die Finanzverwaltung oder formale Beanstandung riskiert.
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GoBD: Anforderungen mit Gewicht
Die GoBD gelten seit 2015 als verbindlicher Rahmen, wenn es um digitale Geschäftsprozesse geht. Sie wurden durch das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht und mehrfach überarbeitet, zuletzt 2019.
Sie verlangen unter anderem, dass Daten vollständig, unverändert und nachvollziehbar gespeichert werden. Besonders relevant: Unternehmen müssen darlegen, wie die Daten verarbeitet, gespeichert, archiviert und gesichert werden – und wer im Unternehmen wofür zuständig ist.
In der Praxis bedeutet das: Ohne eine professionelle Verfahrensdokumentation fehlt die Grundlage, um etwaige Rückfragen im Rahmen einer Betriebsprüfung sachlich zu beantworten. Deshalb nutzen viele Unternehmen heute die Gelegenheit, ihre Prozesse gemeinsam mit Fachleuten aufzuarbeiten, beispielsweise im Rahmen der Verfahrensdokumentation für Steuerberater, die rechtssicher, systematisch und stets auf den Einzelfall abgestimmt erstellt wird.
Was eine gute Dokumentation leistet
Firmen, die sich mit der eigenen Ablauforganisation auseinandersetzen, profitieren gleich in mehrfacher Hinsicht. Häufig zeigen sich im Zuge der Dokumentation Lücken, überholte Routinen oder unklare Zuständigkeiten.
Durch die strukturierte Beschreibung wird nicht nur deutlich, wie gearbeitet wird, sondern auch, wo Prozesse optimiert werden können. Besonders in wachsenden Unternehmen entsteht dadurch ein spürbarer Mehrwert: Neue Mitarbeitende finden sich schneller ein, die Verantwortlichkeiten lassen sich klarer definieren und auch interne Schulungen gewinnen an Qualität.
Im Hinblick auf technische Veränderungen wirkt eine aktuelle Dokumentation ebenfalls stabilisierend. Wird zum Beispiel die Buchhaltungssoftware gewechselt, lassen sich durch die vorherige Beschreibung des alten Systems unnötige Reibungsverluste vermeiden. Zudem kann die Einhaltung rechtlicher Vorgaben dadurch einfacher nachgewiesen werden.
So gelingt der Überblick
Trotz der klaren Anforderungen fällt es vielen Unternehmen schwer, mit der Verfahrensdokumentation zu starten. Es existieren allerdings bereits gute Ansätze: Arbeitsanweisungen, IT-Beschreibungen oder Übersichten über die Verantwortlichkeiten können als Grundlage dienen.
Wichtig ist dann, diese Informationen in ein schlüssiges, übersichtliches Gesamtdokument zu überführen. Der Fokus liegt dabei nicht auf Länge, sondern auf Nachvollziehbarkeit. Eine gute Struktur beinhaltet:
- eine Übersicht der eingesetzten Hard- und Softwaresysteme
- die Beschreibung der relevanten Geschäftsprozesse
- klare Regelungen zu Zugriffsrechten und Verantwortlichkeiten
- sowie Hinweise zur Archivierung und Datensicherung
Im Jahr 2022 verfügten laut Untersuchungen noch knapp 60 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen über keine vollständige Verfahrensdokumentation – und das, obwohl sie eigentlich dazu verpflichtet gewesen wären. Die Gründe: fehlende Zeit, unklare Zuständigkeiten oder auch Unsicherheit bei der Umsetzung.
Wer heute dokumentiert, schaut entspannter in die Zukunft
Verfahrensdokumentationen sollten nicht als bürokratisches Hindernis betrachtet werden. Sie sind ein essentielles Werkzeug zur Absicherung und für mehr Prozessklarheit. Sie helfen nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern steigern auch die interne Effizienz.
Unternehmen, die diesen Schritt gehen, stärken also ihre Resilienz – und sind für Wachstum, Wandel und Prüfungssituationen besser gewappnet.
