Umzug in ein neues Büro – ein großes Projekt in kleinen Schritten

Ein Umzug kann als ein echtes Projekt bezeichnet werden, bei dem Sie viele wichtige Aufgaben konsequent angehen müssen. Doch zuallererst müssen Sie den neuen Raum auswählen. Überlegen Sie sich zum Beispiel die Gestaltung der Büroräume bis ins kleinste Detail, bevor Sie sich den Raum ansehen.

Bewerten Sie den ins Auge gefassten Raum nach folgenden Kriterien:

• Verfügbarkeit von Serviceleistungen: Sicherheit, Reinigung, Internetanschluss usw.
• Wenn der Umzug in ein anderes Büro für die Mitarbeiter längere Anfahrtswege bedeutet, sollten Sie sie darauf hinweisen. Nennen Sie die Vorteile: geräumigere Büros, komfortable Büroräume, eine Küche mit erschwinglichen hausgemachten Mahlzeiten, einige Vergünstigungen.
• Gibt es genügend Parkplätze für diejenigen, die ein Auto haben?
• Gibt es in der Nähe Cafés und Restaurants, in denen Sie zu Mittag essen können (wichtig, wenn Sie gegen Essen am Arbeitsplatz sind und es im Büro keine Küche gibt).

Sobald Sie sich entschieden haben, welche Art von Raum Sie suchen, können Sie zum nächsten Schritt übergehen. Zu diesem Zeitpunkt benötigen Sie folgende Schritte zu machen:

1. Ernennen Sie einen Projektleiter.
2. Einen Zeitplan aufstellen.
3. Erstellen Sie einen detaillierten Plan mit Verantwortlichen und genauen Fristen.
4. Erstellen Sie einen Kostenvoranschlag.

Diese Aufgaben können auch an Fachleute übergeben werden, da diese die Arbeit schneller erledigen können. Denken Sie daran, dass Ihr bester IT-Mitarbeiter nicht unbedingt der beste Packer ist. Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Umzugsplan die Notwendigkeit des Kaufs von Möbeln berücksichtigen, da dies den Zeitplan beeinflusst. Die Herstellung von maßgefertigten Möbeln kann viel Zeit in Anspruch nehmen.

Erwägen Sie die Anschaffung neuer intelligenter Möbel nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für die Bürogeräte. Heute können Sie aus vielen Varianten aussuchen. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch wird Sie mit seinen Vorteilen sehr überraschen und Sie werden keinen anderen mehr wollen.

Als nächstes müssen Sie Ihr neues Büro auf den Umzug vorbereiten

1. Denken Sie über die Anordnung der Möbel und die Sitzordnung für die Mitarbeiter nach. Das wird Ihnen helfen, den Platz zwischen ihnen aufzuteilen, zu verstehen, was fehlt, und die Dinge im neuen Büro nach dem Umzug schnell zu ordnen. Man kann das nicht nach Augenmaß machen, sondern muss genaue Maße haben, sonst kann es passieren, dass auf dem Plan vier Schreibtische eingezeichnet sind, im Büro aber nur zwei passen.
2. Prüfen Sie Möbel und Geräte: Alles ist intakt und funktioniert einwandfrei. Alles, was Sie mitnehmen wollen, sollte beschriftet sein, damit die Mitarbeiter beim Umzug des Unternehmens ihre Sachen schnell wiederfinden.
3. Erkundigen Sie sich beim Vermieter über die Bedingungen der Kommunikationsverbindung: Anzahl der Telefonleitungen, Internetgeschwindigkeit. All dies sollte im Voraus geklärt werden, um Überraschungen nach dem Umzug des Unternehmens in das neue Büro zu vermeiden.
4. Angabe der Parameter beider Räumlichkeiten, die den Umzugsprozess beeinflussen: Kapazität der Ein- und Ausgänge, Kapazität und Anzahl der Aufzüge, Verfügbarkeit von Be- und Entladezonen usw.
5. Setzen Sie sich einige Wochen vor dem Umzugstag mit der Verwaltung des ehemaligen Vermieters in Verbindung, um zu prüfen, ob es irgendwelche Schulden gibt. Es kann vorkommen, dass die Möbel abgebaut und verpackt sind, aber der Umzug nicht stattfinden kann, weil die Verwaltung Fragen zum Unternehmen hat. Der Büroumzug muss dann möglicherweise verschoben werden, was den Arbeitsablauf stört und zusätzliche Kosten verursacht.
6. Informieren Sie Ihre Kunden, dass Sie den Standort wechseln. Sie können einen E-Mail-Newsletter erstellen, in dem Sie die neue Adresse und das Datum, ab dem Sie dort zu finden sind, angeben.
7. Bestellen Sie Ausweise für die Fahrzeuge und Mitarbeiter des Umzugsunternehmens, damit es beim Umzug keine Probleme gibt.

Wenn alle organisatorischen Fragen geklärt sind, die Reparaturen abgeschlossen sind und die Möbel gekauft wurden, können Sie ein Umzugsunternehmen auswählen und mit dem Packen Ihrer Sachen beginnen.

Bei der Wahl des Umzugsunternehmens müssen Sie sich entscheiden, was Ihnen am meisten zusagt: ein Umzug nach Einzelposten oder ein umfassender Umzug.

Die erste Option mag billiger sein, aber Sie müssen das Gewicht und das Volumen aller Gegenstände sorgfältig abschätzen – selbst für ein geringes Übergewicht müssen Sie extra bezahlen. Daher ist diese Option für den Umzug eines kleinen Büros geeignet. Ein großes Unternehmen ist bequemer, einen umfassenden Umzug zu bestellen: Der Spediteur wird die Gesamtkosten für den Transport berechnen, wird selbst packen, fahren und ordnen sie an den angegebenen Orten.

Erstellen Sie einige Tage vor dem Umzug einen Plan des neuen Büros mit einer Beschreibung der Anordnung der Geräte am neuen Arbeitsplatz. Dies hilft Ihnen, einen reibungslosen Büroumzug zu organisieren und sich schneller einzuleben. Wenn Sie neue Möbel bestellt haben, denken Sie auch daran, dass diese im neuen Büro ausgepackt und montiert werden müssen. Planen Sie extra Zeit dafür ein. Oder bestellen Sie eine Firma, die die Montagen für euch macht. Ein elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch hat ein oder zwei Motore und bei einer größeren die Tischplatte ist es ratsam den Tisch mit zwei Personen zusammenzubauen.

Denken Sie auch an Ihre Mitarbeiter. Bitten Sie sie etwa eine Woche vor dem Umzug, alle Papiere und Ordner durchzusehen, um sich von überflüssigen Gegenständen zu befreien und nur die Dokumente mitzunehmen, die sie benötigen.

Wenn Sie den Umzug mit Hilfe eines Umzugsunternehmens durchführen, ist es am besten, ihn auf ein Wochenende zu legen. Die Mitarbeiter ruhen sich dann aus und das Büro zieht um. Wenn Sie den Umzug selbst durchführen, wählen Sie einen Tag, an dem die Belastung für die Mitarbeiter am geringsten ist.

Überlegen Sie auch im Voraus, wo die Mitarbeiter arbeiten werden, während sie die Möbel um- und ausladen. Eine gute Lösung ist die Unterbringung aller Mitarbeiter in einem Co-Working Space für die Dauer des Umzugs in ein anderes Büro. Dort können Sie einen individuellen, voll ausgestatteten Raum für die entsprechende Anzahl von Mitarbeitern mieten. Eine kostengünstigere Option ist es, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, von zu Hause aus zu arbeiten.

Sie haben jetzt die Zeit über alles nachzudenken und wir wünschen Ihnen viel Erfolg.